备忘录一词起源于拉丁语，当翻译成西班牙文时，其意思是“应记住的东西”。出于这个原因，使用这一概念的接受多种用途。因此，可以说备忘录已基本接受，是针对个人或团体的一种报告，其中表达了对于给定事项必须考虑的某些事项。另一方面，它也可以定义为笔记本或记事本，其中记录了人们将来必须记住的东西。在备忘录中可以指定各种类型的信息，例如通知某些最新信息，某些特殊要求等。
在外交领域，备忘录指的是一种不如记忆和笔记那么强调的交流，其中总结了在更重要的事情上必须考虑的一系列事件和原因。外交备忘录通常不由编辑签署。应该注意的是，RAE还明确指出，备忘录可以指的是手工发送给同一公司或组织内某人的便笺。尽管事实上正确的单词是备忘录，但如今人们经常用备忘录来代替它，这是原始单词的复数形式的衍生。
备忘录由一系列固定的要素组成，其中必须放置高度相关的数据，并且由于有了这些资料，才有可能将其与其他翔实的文本区分开来。在这些元素中，最重要的元素可以被提及，例如：站点，日期，寻址对象，主题，文本正文，告别，签名，发件人和页脚的副本（如有必要）。
重要的是要注意，备忘录没有结尾部分，因为信息只是通过签名和盖章进行传输和定稿。但是，用于编写备忘录的语言必须是正式的，以表达尊重并唤起要传达和传播的事项的重要性。
