该文件是在某种类型的纸上打印的说明或信息汇编，可公开证明某事件或确认某项操作的执行。任何东西都可以写在文档中，从一个故事到所讲述的过去的故事。文件基本上可以保留及时发生的事情的想法，以便以后进行修订并用作参考或故事的一部分。
当谈到具有公司特征的机构时，在走廊和电子邮件中运行着成百上千的文档，这些代表了一种基本的生活方式，即需要通过上述工具来使用这些工具进行通信和发送数据。为了保留过去的记录。在公司中，构成它的文档的维护和保养至关重要，因为重要的是要保存通过这些文档处理和计算的所有内容的记录。
文档必须遵循一系列规则和条件，编写该文档的人必须遵守这些规则和条件，其中包括正确使用可接受的拼写，错误使用标点符号可能会引起误解。必须正确识别它才能知道它来自何处以及到达何处。可以手写（手写）文档，但是如今，随着技术的不断发展，通常需要在计算机上制作文档，为此，完整而简单的编辑器使编写文档的体验变得更加轻松。
还需要将文档传输到各自的目的地，为此，我们还需要一个名为mail的工具，当前它比所有电子邮件都使用更多的工具，其中包括发送文档和其他类型的文件通过互联网。
在二手文件中，也可以将这些文件归类为主要文件，即那些包含作者原始信息并且没有经过其负责人以外的其他人对其进行处理或修改的文件，这些文件将是原始文件。处理和第三级，即那些应用了处理的二级文件。
